Benutzer und Rollen

In den Einstellungen verwaltet der Bereich Benutzer die Konten, und der Bereich Rollen legt fest, was jede Rolle erlaubt. Beide stehen Administratoren und den dazu berechtigten Rollen offen.

Benutzer erstellen

1. Öffnen Sie Einstellungen, dann Benutzer, und klicken Sie auf Neuer Benutzer.
2. Erfassen Sie den Anzeigename und die E-Mail-Adresse.
3. Wählen Sie die Stufe: Admin für vollen Zugriff oder Benutzer für eingeschränkten Zugriff (Buchungen lesen, Dokumente hochladen, manuelle Synchronisation).
4. Lassen Sie Automatisches Passwort eingeschaltet oder schalten Sie es aus, um selbst ein Passwort zu wählen. Der Server verlangt mindestens 14 Zeichen und lehnt Passwörter ab, die bekanntermassen geleakt wurden.
5. Klicken Sie auf Benutzer erstellen.

Ein automatisches Passwort schickt ark.flow der Person per E-Mail. Ist der Versand nicht möglich, zeigt das Fenster Generiertes Passwort es ein einziges Mal an: Kopieren Sie es vor dem Schliessen und geben Sie es auf sicherem Weg weiter.

Konto bearbeiten, deaktivieren oder löschen

Die Liste zeigt für jede Person Rolle, Status (Aktiv oder Inaktiv) und Letzte Anmeldung. Mit den Symbolen in der Spalte Aktionen können Sie:

• Bearbeiten: Name, E-Mail, Rolle und Aktives Konto. Ein inaktives Konto kann sich nicht mehr anmelden;
• Passwort zurücksetzen: ein neues Passwort, automatisch oder selbst gewählt, das einmal angezeigt wird;
• Löschen: Das Löschen ist endgültig. Ihr eigenes Konto können Sie nicht löschen.

Rolle zuweisen

Eine individuelle Rolle weisen Sie nach dem Erstellen zu: Klicken Sie auf Bearbeiten, wählen Sie die Rolle im Feld Rolle und speichern Sie. Dabei gelten einige Regeln:

• Ihre eigene Rolle können Sie nicht ändern;
• die Organisation braucht mindestens einen Administrator;
• Sie können nur Administratoren ändern oder herabstufen, die Sie selbst ernannt haben.

Rollen erstellen und anpassen

Öffnen Sie Einstellungen und dann Rollen. Die Liste zeigt, wie viele Personen jede Rolle haben. Standardrollen wie Administrator und Benutzer tragen den Hinweis Standard. Der Administrator hat immer alle Funktionen (Alle Rechte): Nur Name und Beschreibung lassen sich ändern.

1. Klicken Sie auf Neue Rolle und erfassen Sie den Name der Rolle.
2. Wählen Sie unter Ausgehen von eine Leere Rolle, eine bestehende Rolle oder eine vorgeschlagene Vorlage.
3. Klicken Sie auf Rolle erstellen.
4. Haken Sie unter Funktionen an, was die Rolle erlaubt. Setzt eine Funktion eine andere voraus, ergänzt ark.flow diese und weist Sie darauf hin. Der Block Was diese Rolle sieht fasst den Zugriff zusammen.
5. Klicken Sie auf Speichern. Entfernen Sie Funktionen, fragt ark.flow nach einer Bestätigung und zeigt, wie viele Personen diese Rechte verlieren.

Sie können nur Funktionen vergeben, die Sie selbst haben. Duplizieren erstellt eine Kopie einer Rolle. Löschen ist nur möglich, wenn niemand die Rolle hat; Standardrollen lassen sich nicht löschen. Der Verlauf listet Erstellungen, Änderungen und Zuweisungen auf.