Utilisateurs et rôles

Dans Paramètres, la section Utilisateurs gère les comptes et la section Rôles définit ce que chaque rôle permet. Elles sont réservées aux administrateurs et aux rôles qui en ont le droit.

Créer un utilisateur

1. Ouvrez Paramètres, puis Utilisateurs, et cliquez sur Nouvel utilisateur.
2. Saisissez le Nom d’affichage et l’adresse e-mail.
3. Choisissez le niveau : Admin, pour un accès complet, ou Utilisateur, pour un accès limité (lecture des écritures, dépôt de documents, synchronisation manuelle).
4. Laissez Mot de passe automatique activé, ou désactivez-le pour choisir un mot de passe. Le serveur exige au moins 14 caractères et refuse un mot de passe connu pour avoir fuité.
5. Cliquez sur Créer l’utilisateur.

Avec un mot de passe automatique, ark.flow l’envoie par e-mail à la personne. Si l’envoi n’est pas possible, la fenêtre Mot de passe généré l’affiche une seule fois : copiez-le avant de fermer et transmettez-le par un moyen sûr.

Modifier, désactiver ou supprimer un compte

La liste montre pour chaque personne son Rôle, son Statut (Actif ou Inactif) et sa Dernière connexion. Les icônes de la colonne Actions permettent de :

• Modifier : nom, e-mail, rôle et Compte actif. Un compte inactif ne peut plus se connecter ;
• Réinitialiser le mot de passe : un nouveau mot de passe, automatique ou choisi, affiché une seule fois ;
• Supprimer : la suppression est définitive. Vous ne pouvez pas supprimer votre propre compte.

Attribuer un rôle

Un rôle sur mesure s’attribue après la création : cliquez sur Modifier, choisissez le rôle dans le champ Rôle, puis enregistrez. Quelques règles s’appliquent :

• vous ne pouvez pas changer votre propre rôle ;
• l’organisation doit garder au moins un Administrateur ;
• vous ne pouvez modifier ou rétrograder que les Administrateurs que vous avez nommés.

Créer et adapter les rôles

Ouvrez Paramètres, puis Rôles. La liste indique combien de personnes ont chaque rôle. Les rôles par défaut, comme Administrateur et Utilisateur, portent la mention Par défaut. L’Administrateur a toujours toutes les fonctions (Tous les droits) : seuls son nom et sa description se modifient.

1. Cliquez sur Nouveau rôle et saisissez le Nom du rôle.
2. Sous Partir de, choisissez Rôle vide, un rôle existant ou un Modèle proposé.
3. Cliquez sur Créer le rôle.
4. Dans Fonctions, cochez ce que le rôle permet. Quand une fonction en exige une autre, ark.flow l’ajoute et vous le signale. Le bloc Ce que voit ce rôle résume l’accès obtenu.
5. Cliquez sur Enregistrer. Si vous retirez des fonctions, ark.flow demande une confirmation et indique combien de personnes perdront ces droits.

Vous ne pouvez accorder que des fonctions que vous avez vous-même. Dupliquer crée une copie d’un rôle. Supprimer n’est possible que si personne n’a ce rôle ; les rôles par défaut ne se suppriment pas. L’Historique liste les créations, modifications et attributions.